Как организовать корпоратив за границей

Что мотивирует персонал компании на эффективную работу? Кроме высокой зарплаты, качественных условий труда, возможности карьерного роста, существует еще один пункт – комфортный психологический микроклимат в коллективе. Чтобы результативно работать единой командой, между сотрудниками должны царить взаимопонимание и дружеские отношения. Для этого нужно периодически организовывать корпоративный отдых. Превосходная идея – провести корпоратив за границей. Если вы хотите самостоятельно организовать поездку в другую страну, необходимо учесть и продумать множество нюансов. Специалисты ивент-агентства ArtEvent подготовили для вас рекомендации по организации корпоративного мероприятия для сотрудников за рубежом.

Сначала необходимо определить сумму бюджета, которая выделяется на поездку. Затем проведите опрос среди сотрудников, чтобы узнать, кто из них готов отправиться на корпоратив в другую страну. В каждом коллективе есть люди, которые по каким-либо причинам не смогут выехать за рубеж. Стоит составить список участников поездки, чтобы можно было рассчитать финансовые расходы, выбрать страну для проведения корпоратива, определить отель и составить программу мероприятий.

Для поездки лучше выбирать государство с безвизовым въездом для граждан России. Так вам не придется тратить время и деньги на оформление виз. Чтобы их оформить, уже должны быть куплены билеты и забронированы отели. Убедитесь, что у всех сотрудников есть действующие заграничные паспорта. Если едет много людей, разделите их на группы – по отделам или как удобно. Назначьте для каждой ответственного, чтобы он занимался сбором документов на визы, бронированием авиабилетов и отелей, предоставлением коллегам информации относительно выезда.

Заблаговременное бронирование номеров обеспечивает более широкий их выбор по сниженным ценам. В большинстве стран отели предлагают корпоративные тарифы на проживание. Эксклюзивные скидки стартуют от 10%. Это – отличный способ уменьшить расходы на поездку. Чтобы удостовериться в том, что условия в отеле соответствуют заявленным, можете отправить туда одного-двоих сотрудников. Они оценят условия проживания и предоставят вам фото- и видеоотчеты. Еще лучший вариант – слетать туда самому.

Корпоративные заказчики должны быть готовы к тому, что менеджер гостиницы займется предварительным изучением сайта компании. Также администрация отеля может запросить у вас корпоративное письмо о намерениях или видеозаписи с предыдущих коллективных выездов. Для отельеров переговоры о бронировании станут возможными только, если они убедятся в серьезности организации.

Для организации идеального корпоратива вам нужно составить программу мероприятий и дополнительных активностей или отдыха. Чтобы их провести, не обойтись без подрядчиков в стране проведения события. Каждый из них должен четко понимать ваши запросы и максимально точно их воплощать. Чтобы пребывание за границей обошлось без казусов и неприятных форс-мажоров, на каждую группу из 30-40 человек требуется свой организатор. Он должен иметь контакты со всеми подрядчиками и досконально знать программу поездки.

Займитесь внимательным изучением пункта о штрафных санкциях. Несмотря на трехсторонний вид договора, материальную ответственность будут нести не авиакомпания/отель и провайдер, а ваша компания. Наиболее частые причины штрафов – отклонение от договоренностей: перенос дат, переоформление билетов на самолет, превышение лимита времени использования отельных площадок, отмена бронирования некоторых номеров при сокращении количества сотрудников, участвующих в корпоративе. Можете потребовать снижения размера санкций перед подписанием договора. Обязательно узнайте, не противоречит ли ваше корпоративное мероприятие национальным особенностям страны, в которой вы собираетесь его провести.

Обычно отели рассылают своим потенциальным посетителям информационные письма-напоминания. В них содержатся сведения, которые будут полезными клиенту. Вам стоит заранее определить аспекты пребывания сотрудников в отеле и внести их в приложение к договору с полным описанием необходимых услуг, даты и времени их предоставления.

Вопросы, требующие обсуждения:

• особенности организации питания;
• необходимость услуги трансфера от/до аэропорта;
• наличие экскурсий по городу или стране;
• особые требования к условиям проживания и номерам, например, для сотрудников с инвалидностью;
• наличие переводчика, специальных помощников и пр.;
• требования к площадкам.

Если вы самостоятельно планируете корпоратив на территории другой страны, будьте готовыми к возможному увеличению суммы расходов. Часто в ходе организации события выявляются проблемы, связанные с необходимостью доплат за определенные услуги. Например, у вашего коллектива останется «окошко» в графике, которое вы решите заполнить посещением не запланированных заблаговременно объектов. В любом случае, бюджет для проведения корпоратива за границей нужно выделять «с запасом».

Медицинское страхование – обязательная составляющая комфортной поездки в другую страну. Иногда страховку требуют предъявить на границе. Бывают случаи, когда человеку требуется медицинская помощь. Страховка станет гарантией ее оказания. В «Журнале здоровья» все сотрудники записывают информацию относительно группы крови, хронических заболеваний, аллергических реакций, медицинских препаратов, которые принимаются ежедневно. Женщины указывают беременность. Также в журнале должны быть контакты близких людей для связи с ними в форс-мажорных обстоятельствах.

Чтобы выезжающие не толпились, нужно составить организационный сценарий и раздать его ответственным людям, которые назначаются для каждых 20-30 сотрудников. Старший несет ответственность за доверенную ему группу, отмеченную в сценарии определенным номером. Там же указан порядок рассадки по автобусам при трансфере, расселения по отельным номерам. Позаботьтесь о том, чтобы у каждого участника корпоратива была распечатанная программа поездки с таймингом. Также все должны иметь памятку о правилах поведения на территории отеля и напоминанием о важности их соблюдения.

Фрахтовка отдельного самолета обходится очень дорого. Его стоянка в аэропорту и проживание экипажа в гостинице – серьезная статья расходов для компании, как и возврат борта к месту приписки без пассажиров. Чтобы сэкономить на перелете, воспользуйтесь услугами крупного туроператора – держателя чартеров. Отправляйте сотрудников в другую страну группами по три-пять десятков человек разными рейсами. Так заселение в номера отеля также пройдет в несколько этапов, что будет крайне комфортным для всех. Не забывайте, что расписание чартерных рейсов полностью формируется уже в январе-феврале. Поэтому поездка на корпоратив за границу может быть спланирована почти за год вперед.

Если самостоятельная организация корпоратива в другой стране кажется вам невыполнимой, обращайтесь в ивент-агентство ArtEvent. Осуществляем индивидуальный подход к каждому заказчику и готовы реализовать все ваши пожелания. Наша команда разработает оптимальную программу для незабываемого корпоративного отдыха в любой точке мира. Возьмем на себя все хлопоты, связанные с организацией и проведением мероприятия, а вы сможете чудесно отдохнуть в кругу коллег.