Как составить тайминг юбилея: простое руководство

При отсутствии четкого планирования, практически невозможно добиться идеальной реализации сценария. Организаторы составляют план, чтобы не ошибиться с периодом аренды ресторана, другой площадки. Отводится время, необходимое для официальной части и развлекательной, фуршета или банкета. Если тайминг разработан грамотно, он позволяет избежать «дыр» или накладок в сценарии, неоправданных задержек, во время которых приглашенные будут скучать. В расписании отводится время для поздравительных и благодарственных речей, игр, конкурсов, мастер-классов, шоу-номеров, шуток. Специалисты должны успевать подготавливать реквизит для активностей.

На праздновании юбилея важно распланировать даже банкет, чтобы у гостей была возможность насладиться вкусной едой и напитками, отдохнуть, потанцевать, поучаствовать в развлечениях, которые предложит ведущий. Правильное планирование позволит полностью выполнить сценарий с самыми интересными и веселыми развлечениями. Координатор контролирует ход этапов мероприятия и перераспределяет между ними время, если вдруг возникнет такая необходимость. Команда компании Art Event составляет безукоризненные тайминги, опираясь на многолетний опыт проведения юбилеев и других праздников разного масштаба.

Для оформления графика используйте формат, который для вас более удобен. Можно интегрировать план его в полномасштабный сценарий со словами выступлений участников. Для этого отводятся поля, где будет указываться время для каждого сценарного момента. Отличный вариант — таблица с тремя колонками, отведенными для временных рамок, пунктов программы мероприятия и примечаний. Этапы располагаются в четком хронологическом порядке. Таблица должна быть не только в электронном виде, но и распечатанной в нескольких экземплярах.

Примерный образец:

Для успешного проведения мероприятия подрядчикам также необходим тайминг с указанием времени прибытия и окончания работы, описанием их непосредственных задач. План нужно обязательно дополнить техническими данными для каждого этапа: украшение зала, необходимый реквизит, установка оборудования и др. Графики распечатываются и раздаются каждому члену ивент-команды. Если специалист проводит на праздновании юбилея только мастер-класс или занимается демонтажом установленных конструкций, ему можно предоставить только часть тайминга, в которой он задействован.

Иногда на мероприятиях происходят нарушения расписания. Форс-мажоры происходят чаще всего из-за неправильно рассчитанного времени на дорогу, недостатке реквизита для события, некорректного планирования. Чтобы предотвратить досадные заминки, закладывайте на трансфер время с запасом в 25-25% от требующегося. Предоставить реквизит в необходимом количестве может реквизитор, в компетенцию которого входит контроль наличия, числа и качества требуемых для проведения мероприятия предметов. Для составления грамотного тайминга лучше обратиться к профессиональным организаторам

• 16.00 — 17.00 НАЧАЛЬНЫЙ ЭТАП: встреча гостей, интерактивные зоны, фуршет.
• 17.00 — 22.30 БАНКЕТНАЯ ЧАСТЬ: подача еды и напитков, развлекательная шоу-программа, конкурсы с вручением призов.
• 22.30 — 23.00 ФИНАЛ ПРАЗДНИКА: слова благодарности присутствующим, трансфер гостей.

Развернутый тайминг получится, если внести в категорию «банкет» время, в которое будут подаваться закуски, горячее, десерты. Между ними расписываются минуты, отведенные на выступление артистов, длительность тостов и др.

• ведущим, для четкого соблюдения этапов сценария;
• обслуживающему персоналу для своевременной подачи блюд и напитков гостям;
• всем подрядчикам для определения времени их непосредственной работы;
• спикерам, чтобы длительность выступления соответствовала регламенту;
• артистам, которые должны успеть подготовиться к выходу на сцену;
• каждому гостю для планирования собственного времени в день праздника.

Самостоятельно планируя мероприятие, необходимо учесть множество нюансов. В плане предусматриваются мельчайшие тонкости, благодаря которым времени хватает, чтобы полностью реализовать сценарий. Сделать это без опыта крайне сложно. Специалисты нашего ивент-агентства имеют большой запас знаний, полученных на практике, поэтому готовы помочь вам. Профессиональные организаторы мероприятий подготовят и проведут юбилей максимально интересно и комфортно для ваших гостей. Закажите организацию праздника под ключ — и мы возьмем на себя все хлопоты: от составления плана мероприятия до приглашения самых эффектных ведущих и ярких звезд сцены. Время будет идеально распределено, чтобы все присутствующие сполна насладились торжеством.